جامعه‌پذیری (Onboarding یا (Socializing) فرایندی است متشکل از مجموعه­ ای از فعالیت­ های استاندارد و هدفمند که طی آن کارکنان تازه­ وارد اطلاعات لازم و کافی در مورد سازمانی که به آن واردشده‌اند را کسب می‌کنند، با مأموریت، اهداف، وظایف واحدها و ارزش‌های مطلوب سازمان آشنا شده، با قبول هنجارها و الگوهای رفتاری سازمان با آن‌ هم نوا و همسو می‌شوند و با کسب دانش و مهارت­های عمومی و تخصصی مرتبط با موقعیت شغلی، عملکرد و رفتارهایشان با خواسته‌ها و انتظارات سازمان هم‌راستا می‌گردد.

در این میان یکی از مهمترین نقش­ ها در این فرایند، نقش همیار (Buddy) می­ باشد. در واقع این نقش بر عهده­ ی یکی از کارکنان شاغل در واحد سازمانی عضو تازه­ وارد و یا عضوی از سازمان خواهد بود که کارمند جدید در آینده با وی تعامل زیادی خواهد داشت. طبیعتاً این فرد نباید از میان مدیر یا سرپرست مستقیم فرد تازه ­وارد که مسئول ارزیابی عملکرد اوست انتخاب شود. همچنین بهتر است فردی هم سطح و یا نزدیک به سطح کارمند جدید (به لحاظ سطح سازمانی) برای این نقش در نظر گرفته شود. در این نقش یک تعامل غیررسمی میان همیار و کارمند جدید برقرار خواهد شد و همیار به عنوان یک دوست و یک منبع اطلاعاتی (جهت پاسخگویی به نیازهای روزمره همکار جدید)، وی را همراهی نموده و پاسخگوی هرگونه سوال او در خصوص سازمان (هرچند بدیهی)، خواهد بود.

از دیگر نقش­های پر اهمیت در فرایند جامعه­ پذیری نقش منتور (Mentor) خواهد بود. او فردی از همکاران در واحد سازمانی کارمند جدید در سطح سازمانی بالاتر از او خواهد بود که دارای تجربه، سابقه و وضعیت عملکردی بالا و مسلط به روندها و رویه های انجام کار، فرهنگ و سیاست­های واحد و سازمان باشد و از مهارت های ارتباطی بالایی نیز برخوردار باشد. در بدو ورود کارمند جدید به تشخیص مدیر واحد، وظیفه ارائه راهنمایی­ ها و آموزش های کاری ضروری و همچنین آموزش مهارت های فردی مورد نیاز شغل در قالب یک تعامل رسمی، بر عهده منتور خواهد بود.

فرایند جامعه ­پذیری را می­توان به ۳ مرحله کلی تقسیم نمود:

• مرحله اول: آماده سازی و اجرای تمهیدات بدو ورود
• مرحله دوم: خوشامدگویی و آشناسازی
• مرحله سوم: ایجاد ارتباط بلند مدت و همراستاسازی عملکرد فرد با اهداف سازمان

 

مرحله اول: آماده سازی و اجرای تمهیدات بدو ورود

این مرحله شامل کلیه اقداماتی خواهد بود که پس از تایید نهایی متقاضی در فرایند جذب و استخدام تا پیش از روز نخست فعالیت وی در سازمان صورت می­ گیرد. نمونه­ هایی از اقداماتی که در این مرحله صورت می­ گیرد عبارتند از:

• تماس با متقاضی پذیرفته شده و ابراز تبریک به وی
• ارسال نامه پیشنهاد شغلی (Offer Letter) و دریافت نسخه امضا شده آن
• هماهنگی جهت دریافت مدارک مورد نیاز استخدامی
• اطلاع ­رسانی حضور همکار جدید به کلیه ذینفعان فرایند جامعه ­پذیری
• انتخاب و انتصاب همیار و منتور
• آماده­ سازی تیم فرد تازه­ وارد با ارائه اطلاعاتی در خصوص وی به آن­ ها
• ارسال پکیج جامعه­ پذیری شامل اطلاعاتی در خصوص تاریخچه، فرهنگ و کسب و کار سازمان و همچنین همیار و منتور فرد تازه­ وارد و مکان­ های فیزیکی شرکت
• ایجاد دسترسی­ های سیستمی
• تهیه ملزومات محل کار
• آماده ­سازی پکیج خوش­امدگویی

 

مرحله دوم: خوشامدگویی و آشناسازی

این مرحله شامل کلیه اقداماتی خواهد بود که در روز نخست ورود کارمند جدید به سازمان و در طی هفته نخست حضور وی صورت خواهد گرفت:

• معرفی کارمند جدید به سایر کارکنان از طریق ایمیل سازمانی و پرتال داخلی شرکت
• تکمیل مدارک و عقد قرارداد
• تور بازدید سازمان و برنامه آشناسازی (Induction) (توسط همیار)
• آشناسازی فرد تازه­ وارد با وظایف شغلی و آموزش ­های اولیه (توسط منتور)

 

مرحله سوم: همراستاسازی عملکرد فرد با اهداف سازمان

در این مرحله که از هفته دوم تا پایان سه ماهه ابتدایی فعالیت کارمند جدید اجرا می­شود، اقداماتی از جنس آماده­ سازی فرد برای رسیدن به بهره ­وری صورت می ­گیرد. نمونه ­هایی از این اقدامات شامل موارد زیر خواهند بود:

• تداوم پاسخگویی به سوالات و راهنمایی همکار جدید (توسط همیار)
• تداوم آموزش ­های حین کار (توسط منتور)
• شفاف­ سازی شاخص ­های عملکردی کارمند جدید
• سنجش رضایت فرد تازه ­وارد در خصوص شرایط کاری و ارزیابی فرایند جامعه ­پذیری
• بررسی عملکرد سه ماهه کارمند جدید و تصمیم ­گیری در خصوص شرایط ادامه همکاری