فرایند کارمندیابی (Sourcing) و جذب استعدادها (Recruitment) همواره یکی از پرهزینه ­ترین فرایندهای حوزه منابع انسانی بوده و به همین دلیل استفاده از ظرفیت­ های سازمان جهت کاهش این هزینه همواره مورد توجه واحدهای منابع انسانی بوده است. یکی از روش­ های رایج در جهت کاهش این هزینه ­ها استفاده از برنامه­ های معرفی کارکنان (Employee Referral Program) می­ باشد. این دسته از برنامه­ ها با هدف کاهش هزینه­ های کلی و تسریع فرایند جذب و استخدام، کاهش نیاز به جامعه ­پذیری کارکنان جدید، افزایش سطح رضایت و روحیه کارکنان فعلی و افزایش نرخ ماندگاری کارکنان فعلی و آتی از طریق جذب افراد با تناسب فرهنگی بیشتر اجرا می­ شوند. به عبارت دیگر، فرایند معرفی کارکنان عبارتست از مجموعه ­ای از گام ­ها که طی آن، سازمان با تشویق کارکنان فعلی از طریق اعطای پاداش (مادی و/یا غیرمادی)، می­ کوشد آن­ها را به معرفی متقاضیان شغلی واجد شرایط به سازمان ترغیب نماید تا هر یک از کارمندان سازمان به یک کارشناس جذب مبدل شوند.

به منظور اجرای این دسته از برنامه ­های کارمندیابی گام­ های گوناگونی باید در نظر گرفته شده و اجرا شوند:

• بازاریابی و اطلاع­ رسانی برنامه: اطلاع ­رسانی در خصوص برنامه معرفی کارکنان می­ بایست به صورت مستمر و پیش، حین و پس از اجرای برنامه و در خصوص نکات دستورالعمل صورت پذیرد. بدین منظور از روش­ های متعدد اطلاع ­رسانی جهت دسترسی کلیه کارکنان به اطلاعات در خصوص این برنامه استفاده خواهد شد. بدین منظور ابتدا می­ بایست مخاطبین برنامه را شناسایی نمود. این مخاطبین می ­توانند کلیه کارکنان در کلیه سطوح سازمانی، کلیه افراد خارج از سازمان و کارکنان جدید در بدو ورود به سازمان باشند. همچنین می ­توان از کانال­ های ارتباطی زیر بسته به شرایط سازمان با هدف اطلاع­ رسانی استفاده نمود:
  • پوستر
  • ایمیل
  • پیامک
  • وب سایت رسمی منابع انسانی گروه
  • شبکه­ های اجتماعی
  • اینترانت
  • خبرنامه
  •  جلسات و گردهمایی­ ها
  • بازارچه­ های شغلی درون سازمانی و برون سازمانی

با هدف برجسته ساختن موقعیت ­های شغلی کلیدی، حساس و با الویت بالا ،استراتژی­ های بازاریابی و کانال­ های اطلاع­ رسانی می­بایست با رویکردی متفاوت انتخاب شوند.

• معرفی متقاضیان شغلی: کارکنان سازمان می­ توانند از کانال ­های تعیین شده توسط واحد منابع انسانی مانند پرتال درون سازمانی اقدام به معرفی متقاضیان مورد نظر خود برای موقعیت­ های شغلی اعلام شده توسط واحد منابع انسانی نمایند. بهتر است همواره امکان معرفی متقاضیان از سوی کارکنان وجود داشته باشد حتی در زمانی که موقعیت شغلی باز در آن برهه وجود نداشته باشد. بدین ترتیب می ­توان در زمان ایجاد موقعیت شغلی خالی با آسودگی بیشتری به بانک استعدادهای سازمان برای جذب نیرو مراجعه نمود.

ارزیابی متقاضیان معرفی شده: در این گام واحد جذب استعدادها اقدام به ارزیابی کلیه متقاضیان معرفی شده با استفاده از ابزارها و معیارهای یکسان و در سریعترین حالت ممکن خواهد نمود، لیکن ارزیابی فرد معرفی شده واجد شرایط اولیه (در صورت معرفی جهت موقعیت شغلی باز) بهتر است حداکثر طی ۱۸۰ روز کاری (شش ماه) از تاریخ معرفی صورت پذیرد. همچنین، واحد جذب استعدادها می­تواند ضمن تماس با همکار معرفی کننده، به منظور کسب اطلاعات بیشتر در خصوص متقاضی معرفی شده، اطلاعات تکمیلی را جویا شود. همچنین جذب استعدادها می ­بایست در خصوص کیفیت متقاضی معرفی شده و با هدف بهبود مهارت­ های معرفی همکاران، به ایشان بازخورد دهد. با بسته شدن هر موقعیت شغلی بهتر است به متقاضیان معرفی شده و معرفی کنندگان آن­ها اطلاع­ رسانی صورت گیرد.

• اعطای پاداش به معرفی­ کنندگان: با هدف ترغیب و تشویق کارکنان به معرفی متقاضیان شغلی به سازمان، پاداش­ های مالی و غیرمالی به معرفی­ کنندگان پرداخت خواهد شد. پرداخت این پاداش در صورتی خواهد بود که فرد معرفی شده به استخدام شرکت درآید. این تشویق می­ تواند در زمان­ های متفاوتی صورت گیرد. ممکن است سازمانی بلافاصله پس از جذب فرد معرفی شده اقدام به تقدیر و پرداخت پاداش به معرفی­ کننده نماید و یا ۳ یا ۶ ماه پس از فعالیت فرد معرفی شده، اما چنانچه فرایند جذب از کیفیت مطلوبی برخوردار باشد، پرداخت پاداش معرفی بلافاصله پس از نهایی شدن جذب متقاضی معرفی شده توصیه می ­شود، چرا که لذت پاداش بلافاصله پس از اقدام مثبت کارکنان بیشتر خواهد بود. این پاداش می ­تواند به صورت­ های مختلف پرداخت گردد:

• پرداخت نقدی
• تشویق و تقدیر در جلسات و جمع کارکنان به صورت فصلی
• تشویق و تقدیر در خبرنامه، شبکه­ های اجتماعی و نشریات سازمانی به صورت فصلی
• و...